Specter – Introduction

Installation

1. Köp och ladda ner pluginets zip-fil.
2. Logga in i WordPress Admin. Navigera till → Plugins → Lägg till nytt i vänstermenyn.
3. Klicka på Ladda upp och därefter Välj fil för att bläddra dig fram till zip-filen på din dator. Klicka därefter på OK och slutligen på knappen Installera nu.
4. Aktivera pluginet.
5. Navigera till → Inställningar → WC Specter License för att aktivera pluginet genom att använda den licensnyckel som du hittar på ditt konto på krokedil.se/mitt-konto eller i orderbekräftelsen skickad till dig via e-post.
6. Navigera till → WooCommerce → Specter för att komma till inställningarna för Specter-modulen.

Obligatoriska inställningar i WooCommerce

Använd artikelnummer i WooCommerce

För att produkter och lagersaldon ska kunna synkas mellan WooCommerce och Specter behöver du använda dig av Artikelnummer (SKU) i WooCommerce. Artikelnummer matchas sedan mellan WooCommerce och Specter för att veta vilka produkter som skall läggas till i en order i Specter, ändra lagersaldo i Specter och WooCommerce etc.

För att synkronisering mellan systemen ska fungera får artikelnumren inte innehålla specialtecken som å, ä, ö eller mellanslag.

Valuta med två decimaler

För att priser och momssatser på produkter ska skickas över korrekt från WooCommerce till Specter behöver du i valutainställningarna i WooCommerce ange att din butik ska visa valuta med två (2) decimaler. Detta gör du under →  WooCommerce → Inställningar och fliken Generellt.

Om du inte gillar upplägget att visa heltalspriser med 2 decimaler (dvs 200,00 kr) så kan du undvika det (dvs visa det som 200 kr) genom följande kodsnutt:

Mer info om orsaken till varför man behöver ange priser med två decimaler hittar du i vår bloggpost här.

Aktivera moms i WooCommerce

Vanligtvis säljer man produkter med moms. För att priser inklusive och exklusive moms ska matcha mellan systemen behöver momsberäkning vara aktiverat och konfigurerat i WooCommerce.

Konfiguration

1. Navigera till → WooCommerce → Specter.
2. Ange Specter ID (SBM ID), MD5 Key 1 och MD5 Key 2 som skickades till dig i den bekräftelse du ska ha fått i samband med att du beställde webbshops-kopplingen av Specter.
3. Force customer update – Välj om du vill att adressuppgifter från WooCommerce ska skickas med och uppdateras i kunduppgifterna i Specter eller inte.
4. External Webshop No – Om du har flera webbutiker anslutna mot ett och samma Specter-konto anger du butikens Web Shop Nummer här. Dessa uppgifter delas ut av Specter.
5. Stock Site ID – Används för att bestämma vilket lager som ordern skall läggas på. Det är lagrets Id i Specter som skall skickas med i denna parameter. Lämna tomt för att använda Specters Standardlager som orderns lager.
6. Specter Customer group ID for individual customers – Här anger du det ID-nummer (som du hittar i Specter) som ska skickas med till Specter för köp gjorda av privatpersoner.
7. Specter Customer group ID for company customers – Här anger du det ID-nummer (som du hittar i Specter) som ska skickas med till Specter för köp gjorda av företag (dvs där formulärfältet Företag i kassan är ifyllt).
8. Ignorera orgnr-kontroll – Ignorera organisationsnummer som identifierare vid försök att matcha kund i Specter i samband med att en order skickas över från WooCommerce.
9. Ignorera e-postkontroll – Ignorera e-postadress som identifierare vid försök att matcha kund i Specter i samband med att en order skickas över från WooCommerce.
10. Send order email – Välj om du vill skicka en orderbekräftelse via e-post från Specter när en ny order skapas i WooCommerce.
11. Send order email to Administrator – Välj om du vill skicka en orderbekräftelse till administratören via e-post från Specter när en ny order skapas i WooCommerce.
12. Administrator email address – Ange administratörens e-postadress som ska användas för utskick av orderbekräftelser till administratören.
13. Lägg till Org.nr/pers.nr – Välj om du vill infoga ett extra fakturaadressfält kallat Org.nr/pers.nr i kassan. Denna information skickas till Specter vid ny order. Om Klarna (KPM) är den valda betalmetoden kommer org.nr/pers.nr från den modulen att skickas med istället.
14. Org no / Date of birth field required – Kryssa i rutan för att göra Org.nr/pers.nr till ett obligatoriskt fält.
15. Shipping SKU – ange artikelnummer för fraktsätt som skickas med i ordrar till Specter. Du kan ange följande dynamiska variabler {VAT} (för fraktsättets momssats som ett heltal, ex 25 ) och {SHIPPING_METHOD} (för det aktuella fraktsättet, ex flat_rate ).
    Att använda de dynamiska variablerna i artikelnumret för frakten kan vara bra om du i Specter vill kontera olika fraktsätt med olika momssatser på olika sätt istället för att bara rapportera in det som en och samma artikel.
16. Send as tender –  Skicka ordrar från WooCommerce till Specter som offerter istället för ordrar.
17. Products per batch – Antal produkter som skickas över i varje omgång när produktexportfunktionen körs. Standard är 15 men i vissa servermiljöer kan man behöva sänka denna siffra för att undvika timeouter.
18. Debug log – Välj om du behöver spåra aktiviteter i Specter för WooCommerce för felsökning. Debug-loggen hittar du genom att navigera till → WooCommerce → Specter → Connector Settings och därefter klicka på länken View the Specter Log.

Skicka ordrar från WooCommerce till Specter

Grunden i pluginet är att skicka över nya ordrar från WooCommerce till Specter. Detta inträffar automatiskt när funktionen payment_complete() triggas i WooCommerce och action hooken woocommerce_payment_complete körs. Vanligtvis inträffar det här när köpet för en order genomförs och orderstatus ändras till Behandlas i WooCommerce. 

För de manuella betalsätten som finns i WooCommerce ( Banköverföring, Check och Betala vid leverans) så används hookarna woocommerce_thankyou_bacs, woocommerce_thankyou_cheque och woocommerce_thankyou_cod som trigger för att skicka över ordern till Specter.

Om du använder ett betalsätt som inte triggar hooken  woocommerce_payment_complete kan du trigga Specter-pluginet att skicka iväg ordern till Specter per automatik genom att köra action hooken wc_specter_send_order_to_specter. Ett exempel på hur du kan gå tillväga ser du i kodexemplet nedanför där vi lägger in stöd för att per automatik skicka iväg ordrar betalade med Booster for WooCommerce's custom payment gateway.

Specter ordernummer visas i WooCommerce

När en order har skickats över till Specter sparas Specters ordernummer i WooCommerce. Detta nummer kan man se i ordernoteringarna i en enskild order samt i kolumnen Specter ID på översiktssidan för ordrarna.

Skicka över en order manuellt

Om en order inte skickas över till Specter i samband med att köpet slutförs finns möjligheten att trigga ett anrop manuellt. På översiktssidan för ordrarna visas då en uppladdningssymbol istället för Specters ordernummer. Klicka på denna symbol för att trigga ett anrop. Om allt går bra så visas ordernumret efter några sekunder. Om problem med överföringen skulle uppstå visas istället ett felmeddelande.

Synkronisera lagersaldo

För att aktivera automatisk lagersaldosynkronisering från Specter till WooCommerce behöver du först försäkra dig om att du har aktiverat lagerhantering i WooCommerce. Det gör du genom att navigera till → WooCommerce → Inställningar → Produkter → Lagersaldo och där klicka i checkboxen Aktivera lagerhantering.

Dessutom behöver kryssrutan Hantera lager? vara ikryssad på de produkter du vill synka lagersaldo på. Tänk på att när det gäller variantprodukter så ska rutan Aktivera lagerhantering på produktnivå inte vara ikryssad. Istället aktiverar man Hantera lager på varje enskild variant.

Därefter navigerar du till → WooCommerce → Specter → Connector Settings och klickar därefter på knappen Activate Automatic Stock Synchronization.

När detta är gjort visas en bekräftelse till höger om knappen att synkroniseringen är aktiverad. För att avaktivera denna inställning klickar du på knappen Deactivate Automatic Stock Synchronization.

Om du stöter på problem eller vill veta mer i detalj hur lagersaldosynkroniseringen fungerar så kan du läsa mer om det här.

Synkronisera orderstatus

För att aktivera automatisk orderstatursrapportering från Specter till WooCommerce navigerar du till → WooCommerce → Specter → Connector Settings och klickar därefter på knappen Activate Specter Order Status Synchronization.

När detta är gjort visas en bekräftelse till höger om knappen att synkroniseringen är aktiverad. 

• För att sätta en order till status Färdigbehandlad i WooCommerce behöver du Leverera ordern i Specters system.
• För att sätta en order till status Avbruten i WooCommerce behöver du Avbryta ordern i Specters system (det gör du genom att klicka på den röda fyrkanten i bilden nedanför).

Viktigt om avbrutna ordrar i Specter!

För tillfället kan orderstatus Avslutad skickas från Specter både för en levererad order samt en avbruten order. Tidigare tolkades Avslutad som en Avbruten order i WooCommerce av vår Specter-modul. Efter närmare diskussioner med Specter så har vi i och med version 1.0.3 av Specter-modulen ändrat så att status-id 4 Avslutad i Specter tolkas som Genomförd i WooCommerce.

Synkronisera produkter

Produktsynkroniseringen kan aktiveras och avaktiveras i båda riktningar. Man kan alltså välja att:

• Inte ha någon produktsynkronisering aktiverad alls.
• Endast aktivera produktsynk WooCommerce till Specter (dvs när en produkt uppdateras i WooCommerce så skickas ändringarna till Specter).
• Endast aktivera produktsynk Specter till WooCommerce (dvs när en produkt uppdateras i Specter så skickas ändringarna till WooCommerce).
• Aktivera produktsynk i båda riktningar.

Förutsättning för att produktsynken ska fungera

Den grundläggande förutsättningen för att produktsynkroniseringen ska fungera är att artikelnumret existerar i båda systemen.

Om du jobbar med variantprodukter behöver även ett artikelnummer finnas på huvudprodukten för att synken ska triggas/fungera i riktningen WooCommerce till Specter.

Respektive variant behöver sedan också ha ett unikt artikelnummer.

Produktsynkronisering - Specter → WooCommerce

För att aktivera automatisk produktsynkronisering från Specter till WooCommerce navigerar du till → WooCommerce → Specter → Connector Settings och klickar därefter på knappen Activate Specter Product Synchronization.

När detta är gjort visas en bekräftelse till höger om knappen att synkroniseringen är aktiverad.

Varje gång du uppdaterar en befintlig produkt i Specter skickas den informationen tillbaka till WooCommerce. Följande produktinformation uppdateras i WooCommerce i samband med att produkten uppdateras i Specter:

• Titel (Benämning i Specter)
• Momssats
• Pris
• Kort beskrivning (Kort Artikelinformation i Specter)
• Lång beskrivning (Artikelinformation i Specter)
• Vikt
• Artikeltyp (om produkten ska hantera lager eller inte)

Ta emot anpassad produktdata från Specter

I pluginet finns inbyggda filter för att skicka med och ta emot extra produktdata till och från Specter i samband med en produktsynkronisering. Läs mer i den här artikeln för närmare information om hur du går tillväga.

Nya produkter skapas inte i WooCommerce

Eftersom kategoristruktur och liknande inte överförs från Specter till WooCommerce har vi än så länge valt att inte lägga till funktionen att kunna föra över nya produkter från Specter till WooCommerce i produktsynkroniseringen.

För att börja synkronisera en ny produkt behöver du först lägga in den manuellt i WooCommerce och ange samma artikelnummer som den har i Specter. Efter att det är gjort kommer produkten automatiskt att synkroniseras när du gör ändringar i framtiden.

Pluginet har dock ett delvis stöd för att skapa nya produkter i WooCommerce om man skapar en ny produkt i Specter. Denna funktion skapar dock alla nya produkter som enkla produkter i WooCommerce samt lägger produkten som ett utkast i WooCommerce. Funktionen kan aktiveras genom att lägga till följande kodsnutt i temats functions.php eller i ett separat plugin:

add_filter( 'wc_specter_create_products_in_woocommerce', '__return_true' );

Anpassa antalet produkter per batch

Om du ändrar ett större antal produkter i Specter (exempelvis om du importerar listor med nya priser på produkterna) så skickas info om ändringar i grupper om 500 produkter per batch från Specter till WooCommerce. Uppdatering av produkterna i WooCommerce schemaläggs sedan att utföras i grupper om 100 st i Specter-pluginet.

Om produktuppdateringen inte verkar fungera (eller om den slutar att fungera) kan detta bero på att din webbserver inte hinner processa 100 st produkter före scriptet råkar ut för en timeout. Vi rekommenderar därför att ni har en PHP time limit på minst 60 sekunder på er webbplats.

Det finns även möjligheter att minska antalet produkter per batch via filtret wc_specter_product_update_batch_size

add_filter( 'wc_specter_product_update_batch_size', 'my_wc_specter_product_update_batch_size'  );

function my_wc_specter_product_update_batch_size() {
    // Change the number of products per batch to 30.
    return 30;
}

Genom att lägga till följande kod i temats functions.php-fil eller via ett eget plugin ändrar man antalet produkter per batch från 100 till 30 st.

Produktsynkronisering - WooCommerce → Specter

För att aktivera automatisk produktsynkronisering från WooCommerce till Specter navigerar du till → WooCommerce → Specter → Connector Settings och klickar därefter på knappen Activate WooCommerce Product Synchronization.

När detta är gjort visas en bekräftelse till höger om knappen att synkroniseringen är aktiverad.

Varje gång du skapar en ny produkt eller uppdaterar en befintlig produkt i WooCommerce skickas den informationen till Specter. Följande information uppdateras i Specter:

• Titel (Benämning i Specter)
• Momssats
• Pris
• Kort beskrivning (Kort Artikelinformation i Specter)
• Lång beskrivning (Artikelinformation i Specter)
• Vikt
• Artikeltyp (om produkten ska hantera lager eller inte)

Försäljningskonton ändras manuellt

När du skapar en ny produkt i WooCommerce och denna produkt per automatik läggs till i Specter så behöver du manuellt gå in i Specter för att ändra försäljningskonto. Standardkonton är 3051 oavsett vilken momssats produkten har.

Ändra ett befintligt artikelnummer

Från och med version 1.5 av Specter-modulen kan du ändra/uppdatera ett artikelnummer på en befintlig produkt i WooCommerce och denna ändring slår igenom i Specter. På så vis bibehålls synken mellan de två systemen.

För att genomföra en ändring av ett artikelnummer behöver du redigera den enskilda produkten i WooCommerce och därefter spara produkten.

• Det fungerar inte att göra en snabbredigering från översiktssidan för produkter.
• Ändringen av artikelnummer måste göras i WooCommerce för att synken ska bibehållas. Det fungerar inte att göra ändringen från Specter.

Skicka anpassad produktdata till Specter

I modulen finns inbyggda filter för att skicka med och ta emot extra produktdata till och från Specter i samband med en produktsynkronisering. Läs mer i den här artikeln för närmare information om hur du går tillväga.

Exempel på produktsynk

Om du vill se närmare hur det ser ut i respektive system när en produkt uppdateras kan du kika närmare i vårt exempel på en produktsynkronisering här.

Exportera artiklar från WooCommerce till Specter

När Specter för WooCommerce aktiveras för första gången i en butik kan det för vissa butiker finnas ett behov av att exportera produkter från WooCommerce till Specter. Genom funktionen Export new products to Specter under rubriken Product management i inställningarna kan du klicka på knappen Add WooCommerce products to Specter.

Alla produkter med ett angivet artikelnummer exporteras nu från WooCommerce till Specter.

OBS! Variabla produkter förs över som standardprodukter till Specter. De grupperas inte som s.k. variantartiklar i Specter, eftersom Specter inte har stöd för detta i sina importer.

Följande information skickas med i exporten:

• Namn
• Artikelnummer
• Pris exklusive moms
• Momssats
• Vikt (om aktiverat i WooCommerce)
• Lagersaldo (om aktiverat i WooCommerce)

Om artikelnumret redan existerar i Specter läggs inte produkten till i Specter utan lämnas då orörd.

Lägg till nya produkter i både WooCommerce och Specter

Vår modul har ännu inte stöd för att skapa nya produkter i WooCommerce direkt när du skapar dem i Specter. Ovanstående funktion kan därför även fungera bra för dig när du vill göra en större produktimport i båda systemen. En närmare beskrivning hur du går tillväga för att importera produkter i WooCommerce och sedan exportera dem till Specter hittar du här.

Importera produkter från Specter till WooCommerce

Det finns ingen inbygd importfunktion av artiklar från Specter till WooCommerce i modulen. Specter erbjuder dock möjligheten att exportera artikeldata i csv-format och genom andra plugin kan du importera denna data till din WooCommerce-butik.

Läs mer i vår guide om hur du exporterar artikeldata från Specter och därefter importerar produkterna i WooCommerce med hjälp av pluginet WP All Import.

Betalmetoder som stöds

Följande betalmetoder rapporteras över per automatik till Specter:

• Klarna Faktura (K i Specters system)
• Klarna Delbetalning (K)
• Klarna Checkout (K)
• DIBS (DP)
• DIBS Faktura (DP)
• DIBS Easy (DP)
• Specter faktura (WooCommerce default Check – I)
• Payson (PY)
• Payson Faktura (PY)
• PayPal (WooCommerce default PayPal – PL)
• Certitrade (CN)
• SveaWebPay Faktura (SP)
• SveaWebPay Delbetalning (SS)
• SveaWebPay Kort (SK)
• PayEx Kort (PC)
• PayEx Faktura (PI)
• Billmate Faktura (BM)
• Billmate Delbetalning (BP)
• Billmate Banköverföring (BB)
• Billmate Kort (BC)
• Postförskott (WooCommerce default Cash on delivery – P)
• Förskottsbetalning (WooCommerce default BACS – PP)
• Swish (redlight.se – SW)
• Stripe (YITH WooCommerce Stripe & Stripe – ST)
• AfterPay – Faktura, Delbetalning & Konto (AP)
• Payer – (Kort, Banköverföring, Faktura & Delbetalning)
• Collector Checkout

Manuell fakturering via Specter

För att erbjuda försäljning av produkter i din butik som sedan faktureras kunden via Specters fakturasystem används betalmetoden Check som finns i WooCommerce från start.

Filtrera det rapporterade betalsättet som skickas till Specter

Vill du kunna ändra koden för en så kallad payTypeIdentifier som rapporteras över till Specter så hittar du ett närmare kodexempel på det här.

Kopplingar till andra extensions

För att använda funktionen att aktivera Klarna-fakturor via ert Specter-konto behöver version 1.8+ av WooCommerce Klarna Gateway vara installerad i din WooCommerce-butik.

Vid användande av fakturaavgift för Klarna faktura så rekommenderar Specter att artikelnumret för fakturaavgiften inleds med ett F för att överensstämma i upplägget med andra tjänsters artikelnummer. Hur du lägger till en fakturaavgift i Klarna för WooCommerce kan du läsa mer om här.